Warum die Einführung von Software nicht das Allheilmittel ist

Wenn es dir wie den meisten deiner Logistik-Kollegen geht, kennst du diese Situation:

Du verlierst täglich bares Geld – und das bereits bei der ersten Kontaktaufnahme: der Transportanfrage. Diese kommt fast immer per E-Mail – mal mit einem kurzen Text, mal mit einem PDF im Anhang, mal unvollständig oder unstrukturiert.

Der Disponent oder Servicemitarbeiter muss sich durch die E-Mails wühlen, Inhalte manuell erfassen, Informationen nachtragen, Rückfragen stellen – und verliert dabei nicht nur wertvolle Zeit, sondern riskiert auch, lukrative Aufträge schlicht zu übersehen.

Es fehlt ein strukturierter Prozess, der sicherstellt, dass keine Anfrage verloren geht, alle Daten vollständig vorliegen und schnell auf eine Angebotskalkulation hingearbeitet werden kann. Die Folge sind verpasste Chancen, gestresste Disponenten und unnötige Fehler.

In vielen Logistikunternehmen herrscht der Glaube, dass sich interne Probleme – wie etwa der chaotische Umgang mit Transportanfragen – irgendwann durch die Einführung der „richtigen“ Software von selbst lösen. Es wird gehofft, dass ein neues TMS oder ERP all die Herausforderungen der Disposition auf einen Schlag beseitigt.

Doch diese Hoffnung führt häufig dazu, dass Unternehmen jahrelang an ineffizienten Abläufen festhalten, während sie auf eine große IT-Lösung warten. In der Zwischenzeit wird improvisiert: mit Excel-Listen, Outlook-Regeln, Post-it-Zetteln oder persönlichen Workarounds der Mitarbeiter. Die eigentlichen Ursachen – fehlende Struktur, keine klaren Zuständigkeiten und mangelnde Transparenz – werden dadurch nicht behoben, sondern nur kaschiert

Das Problem ist nicht der Mensch – und auch nicht die Software. Das Problem ist das fehlende System dahinter. Digitalisierung beginnt nicht mit Technik, sondern mit Klarheit. Wer nur Tools einführt, ohne sein Geschäftsmodell und seine Abläufe neu zu denken, installiert Probleme statt Lösungen.

Was in vielen Speditionen fehlt, ist ein dokumentierter, automatisierter Anfrageprozess.

Ohne diesen bleibt die Disposition im Reaktionsmodus. Jeder Mitarbeiter entwickelt seinen eigenen Umgang mit Anfragen – es entstehen Lücken, Überschneidungen und Unsicherheiten.

Es gibt keine zentrale Übersicht, keine klare Verantwortlichkeit und keine belastbare Entscheidungsgrundlage.

Die Folge: Führungskräfte sind im Tagesgeschäft gefangen, die Disposition ist fehleranfällig, und potenziell profitable Anfragen verschwinden in E-Mail-Postfächern – unbeachtet.

MBT UG liefert eine sofort einsetzbare Lösung auf No-Code-Basis, die bestehende E-Mail-Prozesse automatisiert.

Transportanfragen werden zentral empfangen, automatisch analysiert und in strukturierter Form weiterverarbeitet.

Relevante Daten wie PLZ, Gewicht, Relation, Zeitfenster oder Absender werden erkannt, extrahiert und in ein übersichtliches Anfragen-Dashboard überführt – beispielsweise in SeaTable oder direkt im TMS.

Auf Wunsch erfolgt eine automatische Qualifizierung mit Preisermittlung und Rückmeldung an den Kunden – vollständig ohne manuelles Zutun.

Das Ergebnis: Disponenten arbeiten mit System, behalten den Überblick und können schneller reagieren.

In nur 30 Minuten zeigen wir dir, wie du Transportanfragen automatisiert verarbeiten und deine Disposition in eine produktive, entspannte Schaltzentrale verwandelst. Ganz ohne Systemwechsel – aber mit echtem Fortschritt.